SSRS, Excel i Word w D365 – jak tworzyć własne raporty operacyjne w Dynamics 365 Finance and Operations?
Jeśli w Twojej firmie każda prosta modyfikacja wydruku (np. faktury, potwierdzenia zamówienia) oznacza kontakt z działem IT lub dostawcą ERP – to znak, że system raportowy nie pracuje dla Ciebie, tylko Ty dla niego. W dynamicznie zmieniających się realiach biznesowych, posiadanie odpowiednich narzędzi jest koniecznością, aby nie tracić czasu na czynności nie wnoszące wartości.
W Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) raporty i dokumenty operacyjne można przygotowywać przy użyciu różnych narzędzi – od SSRS, przez szablony Excel/Word, po tzw. Business Documents. Co ważne – większość z nich da się przygotować lub zmodyfikować bez programowania. W tym artykule przyjrzymy się bliżej każdemu z nich.
Raporty SSRS – szybki dostęp do danych operacyjnych
- zestawienia sald i obrotów,
- dzienniki,
- raporty magazynowe,
- wydania i przyjęcia,
- faktury sprzedaży i zakupu.
SSRS, czyli SQL Server Reporting Services System to oprogramowanie do raportowania umożliwiające tworzenie sformatowych raportów. Istnieje kilkaset gotowych raportów SSRS:
- zestawienia sald i obrotów,
- dzienniki,
- raporty magazynowe,
- wydania i przyjęcia,
- faktury sprzedaży i zakupu.
To raporty statyczne, generowane niemal w czasie rzeczywistym – bez potrzeby eksportowania danych. Można je konfigurować, np. ustawić automatyczną wysyłkę faktury do klienta po zatwierdzeniu dokumentu.
Praktyka wdrożeniowa pokazuje, że większość firm modyfikuje raporty SSRS. Dlatego w trakcie wdrożenia zawsze definiuje się:
- zakres potrzebnych dokumentów,
- wygląd raportów,
- ich zawartość i strukturę.
Ich wadą jest konieczność posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej do ich tworzenia i modyfikacji, co może generować dodatkowe koszty oraz wydłużać czas wdrożenia zmian. SSRS jest także mniej elastyczne w zakresie wizualizacji danych w porównaniu do nowoczesnych narzędzi analitycznych. Ale ich ogromną zaletą jest szeroka funkcjonalność, możliwość automatyzacji oraz integracja z systemem. Umożliwiają eksport do różnych formatów i zapewniają kontrolę dostępu do danych.
Szablony Excel i Word – raportowanie w ERP bez programowania
Rzadziej wykorzystywane, ale bardzo praktyczne narzędzie to szablony Excel/Word połączone z tzw. data entities (czyli widokami danych z systemu).
- Możesz stworzyć szablon dokumentu (np. umowę, potwierdzenie zamówienia), gdzie część treści jest statyczna, a część automatycznie uzupełniana danymi z systemu – np. nazwą kontrahenta, kwotą netto, datą dostawy.
- W Excelu możesz wygenerować raport, który automatycznie pobierze dane i od razu je sformatuje (np. w formie tabeli z kolorowaniem wartości, sortowaniem, filtrowaniem).
To rozwiązanie bazuje na znajomości Excela i Worda, ale nie wymaga pisania kodu jak w przypadku SSRS. Użytkownicy mogą samodzielnie edytować wygląd dokumentu.
Business Documents w Dynamics 365 – co to jest i jak działa?
To również rozwiązanie oparte na MS Office, które pozwala przygotować dokumenty z elementami dynamicznymi (np. kwoty, adresy, numery faktur), ale też zdefiniować formatowanie zgodne z brandingiem firmy (logo, kolory, fonty).
W praktyce najczęściej wykorzystywane są do generowania faktur sprzedaży.
Business Documents opierają się na szablonach Word, które można łatwo edytować bez wsparcia IT. Pozwalają na szybkie i intuicyjne modyfikowanie wyglądu dokumentów, co jest dużą zaletą dla użytkowników biznesowych. Ograniczeniem jest jednak mniejsza elastyczność w zakresie logiki biznesowej i danych w porównaniu do SSRS.
Podsumowanie
Wiele mówi się o zaletach systemów ERP. Jedną z nich jest uproszczone raportowanie. W końcu po co mieć dane w jednym miejscu jeśli nie dałoby się ich sprawnie przeanalizować. Można to zrobić na wiele różnych sposobów. Z korzyści jakie możemy wymienić to:
- Spójność dokumentów – logo, kolory, układ zgodny z brandbookiem firmy.
- Oszczędność czasu – zmiana układu raportu bez konieczności programowania.
- Zwiększenie niezależności działów operacyjnych – mogą samodzielnie tworzyć własne raporty i dokumenty.
Jeśli dziś w Twojej firmie faktura musi przejść przez kilka osób, żeby wyglądała tak, jak trzeba, to znak, że coś trzeba zmienić.
