POLITYKA PRYWATNOŚCI
7F TECHNOLOGY PARTNERS SP. Z. O. O
Spis treści
I. O nas
II. Postanowienia ogólne
III. Do czego wykorzystujemy Twoje dane osobowe
IV. Na jakich zasadach i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane
V. Jakie prawa Ci przysługują
VI. Jak będziemy się z Tobą kontaktować
VII. W jakim terminie spełnimy Twoje żądanie
VIII. Podwykonawcy/podmioty przetwarzające
IX. Jak dbamy o przetwarzanie Twoich danych
X. Retencja danych
XI. Upoważnienia
XII. Zmiany polityki prywatności
I. O nas
Administratorem danych osobowych jest 7F Technology Partners Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie (ul. Twarda 18, 00-105 Warszawa, dalej „7F Technology Partners”, „Administrator” lub „Spółka”)
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, wyznaczyliśmy Koordynatora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się:
- listownie na adres: „RODO” 7F Technology Partners, ul. Twarda 18, 00-105 Warszawa
- przez e-mail: rodo@7f-tp.com
Dane osobowe są pozyskiwane i przetwarzane w sposób i na zasadach określonych w niniejszej Polityce.
II. Postanowienia ogólne
W 7F Technology Partners przywiązujemy szczególną wagę do ochrony prywatności naszych klientów, kontrahentów i pracowników. Jednym z kluczowych aspektów tego procesu jest ochrona praw i wolności osób fizycznych w związku przetwarzaniem ich danych osobowych.
Dokładamy starań, by przetwarzanie Twoich danych odbywało się zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych 2016/679/WE (zwanego dalej „RODO”), ustawy o ochronie danych osobowych, a także przepisami szczególnymi (zawartymi m.in. w prawie pracy czy ustawie o rachunkowości).
7F Technology Partners jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Korzystamy też z usług podmiotów przetwarzających, o których mowa w art. 4 pkt 8 RODO – przetwarzają one dane osobowe w naszym (administratora) imieniu (są to np. firmy księgowe czy informatyczne).
Jako podmiot świadczący usługi w branży IT jesteśmy też profesjonalnym podmiotem przetwarzającym i z naszymi klientami zawieramy umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych zgodne z art. 28 RODO.
Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ewentualnemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Nasze działania w zakresie ochrony danych osobowych oparte są na przyjętych politykach i procedurach oraz regularnych szkoleniach podnoszących wiedzę i kompetencje personelu w tym obszarze.3
III. Do czego wykorzystujemy Twoje dane osobowe
Dane kontaktowe pozyskiwane od klientów i kontrahentów (np. dane ich pracowników) służą zawieraniu i sprawnej realizacji umów.
Jako pracodawca przetwarzamy dane pracowników oraz osób, które współpracują z nami na podstawie innej niż stosunek pracy.
Podmiotom trzecim udostępniamy Twoje dane za Twoją zgodą lub gdy jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie przepisów prawa.
Dane powierzone nam do przetwarzania wykorzystujemy zgodnie z udokumentowanym poleceniem zleceniodawcy i przepisami prawa.
IV. Na jakich zasadach i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane
Dokładamy starań w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, aby dane te były:
- przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której
dane dotyczą; - zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane
dalej w sposób niezgodny z tymi celami; - adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są
przetwarzane; - prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (podejmujemy działania, aby dane
osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały
niezwłocznie usunięte lub sprostowane); - przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą,
przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane; - przetwarzane w sposób zapewniający ich odpowiednie bezpieczeństwo, w tym
ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz
przypadkową utratą lub zniszczeniem.
Twoje dane przetwarzamy najczęściej wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy (świadczenia usług), której jesteś stroną, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie jeszcze przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane osób kontaktowych przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – sprawnej realizacji współpracy. Powierzone nam dane osobowe przetwarzamy zgodnie z art. 28 RODO.4
Twoje dane możemy też przetwarzać na podstawie udzielonej nam zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać wycofana w każdym momencie.
W niektórych sytuacjach przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia ciążącego na nas (jako administratorze) obowiązku prawnego. Takie obowiązki wynikają na przykład z przepisów prawa np. prawa pracy, obowiązków podatkowych czy rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Przetwarzanie może być także niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, czego przykładem jest dochodzenie roszczeń w związku z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą lub odpowiadanie na zadane nam pytania lub skierowane do nas wnioski (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
V. Jakie prawa Ci przysługują
Podejmujemy odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem udzielić Ci wszelkich stosownych informacji oraz prowadzić z Tobą wszelką komunikację w sprawie przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem przez Ciebie z przysługującego Ci prawa (jeśli spełnione są przesłanki do jego realizacji) do:
- informacji udzielanych przy pozyskiwaniu danych osobowych;
- informacji udzielanych na wniosek – o tym, czy dane są przetwarzane, oraz o innych
kwestiach określonych w art. 15 RODO – w tym prawa do uzyskania kopii danych; - sprostowania danych;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania z powodu Twojej szczególnej sytuacji (gdy
podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes); - niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu
(w tym profilowaniu); - informacji o naruszeniu ochrony danych.
Część powyższych uprawnień przysługuje jednak tylko w konkretnych okolicznościach.
Ponadto, jeżeli Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, przysługuje Ci prawo do jej wycofania. Zgoda może być wycofana w każdej chwili, ale jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.5
Jeśli chcesz skorzystać z danego prawa, skontaktuj się z nami:
- listownie na adres: „RODO” 7F Technology Partners, ul. Twarda 18, 00-105 Warszawa
- przez e-mail: rodo@7f-tp.com
Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem. Jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Twoje dane osobowe, naruszamy przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
VI. Jak będziemy się z Tobą kontaktować
Informacji udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym – w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli tego zażądasz, informacji możemy udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzimy Twoją tożsamość. Jeśli przekażesz swoje żądanie elektronicznie, to w miarę możliwości informacje także zostaną przekazane elektronicznie, chyba że wskażesz nam inną preferowaną formę komunikacji.
VII. W jakim terminie spełnimy Twoje żądanie
Informacji staramy się udzielać bez zbędnej zwłoki – z reguły w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. Jednak w każdym przypadku w terminie miesiąca od otrzymania żądania poinformujemy Cię o podjętych działaniach, a w stosownych przypadkach o przedłużeniu tego terminu i przyczynach opóźnienia w udzieleniu odpowiedzi.
VIII. Podwykonawcy/podmioty przetwarzające
Jeżeli współpracujemy z podmiotami, które przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, to są to takie podmioty przetwarzające, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
Dokładnie sprawdzamy podmioty, którym powierzamy przetwarzanie Twoich danych. Zawieramy z nimi szczegółowe umowy, a także dokonujemy okresowych kontroli zgodności operacji przetwarzania z treścią tych umów i przepisami prawa.6
IX. Jak dbamy o przetwarzanie Twoich danych
Aby sprostać wymogom prawa, opracowaliśmy szczegółowe procedury obejmujące m.in. następujące zagadnienia:
- ochrona danych w fazie projektowania i domyślna ochrona danych,
- ocena skutków dla ochrony danych,
- notyfikacja naruszeń,
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych,
- retencja danych,
- realizacja praw osób, których dane dotyczą.
Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, a także – w trosce o interesy osób, których dane dotyczą – staramy się inkorporować do naszych procedur najlepsze praktyki rynkowe.
X. Retencja danych
Dane osobowe przechowujemy w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Po upływie tego okresu dane anonimizujemy (pozbawiamy cech umożliwiających zidentyfikowanie danej osoby) albo usuwamy. Usuwanie danych osobowych jest całkowite i trwałe. W procedurze retencji zapewniamy ograniczenie okresu przechowywania danych osobowych do ścisłego minimum.
Okres przetwarzania danych określamy, odwołując się przede wszystkim do przepisów prawa (np. czas przechowywania dokumentacji pracowniczej, dokumentów rachunkowych), a także biorąc pod uwagę nasz (administratora) usprawiedliwiony interes (np. ustalenie i dochodzenie ewentualnych roszczeń lub obrona przed nimi).
Jeśli przetwarzamy dane w imieniu innego podmiotu, okres ten wyznacza administrator danych.
Jeśli udzielono nam zgody na przetwarzanie danych, będziemy je przetwarzać do jej wycofania lub do osiągnięcia danego celu przetwarzania.
W przypadku zawieranych umów dane przetwarzamy przez okres ich realizacji, przez okresy wynikające z przepisów prawa (prawo podatkowe, ustawa o rachunkowości), a także do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.7
Nasza procedura retencji obejmuje zarówno dane przetwarzane w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
XI. Upoważnienia
Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp do Twoich danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na nasze polecenie, chyba że inne wymagania wynikają z prawa Unii lub prawa polskiego.
XII. Zmiany polityki prywatności
Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki obowiązuje od 1 stycznia 2024 r.
